Ein Konzert veranstalten
Inhaltsverzeichnis |
Das Klimakonzert in Gütersloh
Wir, die Mitglieder der Grünen Jugend Kreis Gütersloh, haben am 11.8.2007 ein Konzert veranstaltet. Es trug den Namen „KLIMAKONZERT 2007“.
Im Folgenden möchte ich berichten, wie man am besten solch eine organisatorische Aufgabe angeht und was alles zu beachten ist.
Zuallererst sollte ein Konzept aufgestellt werden. Das heißt, worum soll es gehen? Was für Musik soll gespielt werden? Wen will man erreichen? Wann und wo soll es statt finden?
Um alle Auflagen zuerfüllen, muss das zuständige Ordnungsamt kontaktiert werden.
Nun habt ihr einige Punkte die abgearbeitet werden können, um so ein vorläufiges Konzept zuerstellen. Damit können Bands geworben werden. Viele Bands sind bereit nur für die Erstattung der Fahrtkosten und Verpflegung bei einem Gemeinnützigen Konzert zu spielen.
Mit einem vorläufigen Konzept können auch gut Partner für die Veranstaltung geworben werden. Ihr könntet zum Beispiel mit einer ansässigen Kneipe in der Form kooperieren, dass die Gäste des Konzerts die Toiletten benutzen dürfen und dafür die Kneipe die Schankerlaubnis für das Konzert erhält. So spart ihr die Kosten für die Sanitärenanlagen. Außerdem könnte man sich mit Anderen Partyveranstaltern zusammentun. Um sich Werbekosten zuteilen, könnte man so gegenseitig für einander Werbung machen. So erreicht ihr vielleicht auch ein größeres Publikum.
Wichtig ist natürlich auch, ob man die Aktion finanziell tragen kann. Hierzu sollte man rechtzeitig die ansässigen Orts- und Kreisverbände der GRÜNEN kontaktieren und beim Landesverband von GJ und Bündnis90/DIE GRÜNEN anfragen. Stellt also auch so früh wie möglich einen Kostenplan auf.
Dann müsst ihr noch beachten, dass ihr eine Bühne und das Equipment für die Bands besorgt.
Ein guter Tip für ein solches Konzert ist Kooperation mit Partnern. Dass heißt, wenn ihr Werbung für Jemanden macht, kriegt ihr vielleicht etwas billiger. Wenn ihr zum Beispiel Pizza für die Bands besorgen wollt, klärt das vorher mit der Pizzeria ab und versucht einen Sonderpreis herauszuhandeln, wenn ihr dafür die Pizzeria öffentlich auf dem Konzert nennt.
Solche oder so ähnliche Kooperationen können euch viel Arbeit und Geld ersparen. Und wenn es dann langsam auf das Konzert zugeht, solltet ihr ordentlich die Werbetrommel rühren. Nutzt jede Gelegenheit um Werbung für das Konzert zu machen: - Plakate aufhängen - Regelmäßig Flyer verteilen - Einträge in lokale Eventzeitungen und Homepages - Pressemitteilungen - Auch Studivz.de / Schuelervz.de und myspace.com sind gute Plattformen für Werbung
Wie ihr merkt, muss man bei einem solchen Konzert vieles beachten. Es macht viel Spaß, aber auch viel Arbeit.
Wichtig ist vor Allem, dass man früh genug anfängt, damit mit einem guten Konzept gute Sponsoren und Künstler anlocken kann.
Und dann kann solch ein Konzert eine tolle Veranstaltung und ein echtes Highlight in der politischen Arbeit werden.
Checkliste
Thema
- als erstes festlegen, hierauf baut sich alles auf
- das Thema mit dem Konzert verbinden, z.B.
- Flyer verteilen
- Spenden für ein Projekt sammeln
- Präsentation, Kurzfilm auf Leinwand zeigen
- kurze(!) Referate in Umbaupausen
- Bands auswählen, die das Thema in ihren Texten aufgreifen
- Transparente aufhängen
- schon in der Pressemitteilung das Thema umreißen
Grundsätzliches
- am besten für jeden Bereich eine/n Verantwortliche/n bestimmen
- Wie lange darf gespielt werden? (mit der Stadt klären)
- Zeitplan früh genug erstellen und laufend aktualisieren
- Ort: drinnen oder draußen? Pacht?
- Terminwahl: Kollision mit größeren Veranstaltungen vermeiden
- Ordner/Sicherheitskräfte: z.B. Altgrüne mit Warnweste
Bands
- Verantwortliche/n für diesen Bereich bestimmen: ein/e Ansprechpartner/in für die Bands
- Anzahl festlegen
- früh genug auswählen und anfragen
- Gage/Fahrtkosten klären (evtl. günstiger wegen gutem Zweck)
- Spieldauer festlegen
- Uhrzeiten festlegen (bzw. Reihenfolge) und den Bands mitteilen. Hinweis: Fast jede Band will als Letzte spielen und sich beschweren, wenn sie eher spielen soll. Aber es kann nunmal nur eine als Letzte spielen.
- Sollen sich die Bands zum Thema des Konzerts bekennen müssen?
- Auftritt vorher schriftlich(!) bestätigen lassen
- ggf. Unterkunft klären
- ggf. Verpflegung klären
- Kontaktdaten auch beim Konzert verfügbar haben
Technik
- Materialwünsche klären (Bands teilen sich auch gerne Instrumente, bes. Schlagzeug)
- Licht
- P.A. (Boxen, Mischpult, ...)
- Tonabnehmer/Mikrofone
- Tontechniker
- evtl. Pavillonzelt o.ä. für den Tontechniker
- Bühne (Spartipp: Ladefläche eines Leih-LKWs oder -Anhängers)
- ggf. Nebelanlage o.ä.
- ggf. Beamer/Leinwand und DVD-Player/Laptop für Präsentationen, Filme, Werbung
- evtl. Rabatte wegen gutem Zweck
- Kosten früh genug klären
- Stromversorgung klären
Das leibliche Wohl
- Für wen wird Verpflegung angeboten? Bands, Techniker, Helfer, gar nicht, ...
- ggf. Getränke für Aktive
- ggf. Essen: fertig kaufen oder selbst machen?
- Kaffee, Kekse, ...
- Toiletten
- Getränkestand
- Essensstand
- Tipp für einen Deal: Kneipe in der Nähe stellt Toiletten und ihr macht keine Konkurrenz durch eigenen Getränkestand
Infostand
- Flyer usw.: selbst machen oder kaufen (z.B. vom LV)
- Stand: Tisch, Bank, Dach/Schirm, ...
- Give-Aways (Buttons, Aufkleber, ...)
- Leute, die den Stand besetzen
Werbung
- Werbung ist ganz wichtig! Wer nichts vom Konzert gehört hat, kann sich auch nicht überlegen, zu kommen.
- Flyer in Kneipen und Geschäften auslegen
- Plakatiergenehmigung beantragen
- Flyer und Plakate gestalten, Plakate kleben und aufhängen
- Freunde/innen einladen
- Pressemitteilung
- Internet: GJ-Mailinglisten, Homepage, Terminkalender von LV und BV
- örtliche Altgrüne einladen und Werbung über deren Homepage
- Terminkalender der Stadt (früh genug dran denken)
- Presse einladen
Finanzierung
- Gesamtkosten: je nach Größe und Sparmaßnahmen ca. 1000 bis 2000 Euro
- Kostenaufstellung/-abschätzung schon früh erstellen und laufen aktualisieren
- Zuschüsse früh genug beantragen (LV, BV, Altgrüne, andere) und schriftlich bestätigen lassen
- Eintritt nehmen oder kostenlos?
- ggf. Geld durch Getränkeverkauf usw.
- Sponsoren? z.B. (mit entsprechender Gegenleistung eurerseits)
- andere Veranstaltungen: Platz auf dem Flyer teilen und gemeinsam werben
- Firmen (am besten zum Thema passende): z.B. Werbung auf euren Flyern
- Altgrüne: ein Infostand
GEMA
- BV der Altgrünen zahlt Pauschale, daher kostenlos
- aber: Bands müssen ein Formular (gibts bei den Altgrünen) ausfüllen, das ihr an die GEMA schicken müssen. Die Bands müssen die gespielten Stücke namentlich angeben, also sollten sie alles direkt vor Ort ausfüllen. Nicht vergessen!
